Underleverantören sprintar och jag vill ha resultat för mina pengar

Har du också haft den där magkänslan för ditt agila outsourcingprojekt, den där känslan du har strax innan dina värsta farhågor om resultatet besannas. Har du mot din leverantör skrivit avtal med bilagor och när du slutligen lämnat mötet med underskrifterna hållit tummarna hårt?

Ändringshantering i sin mest traditionella form med sin ryggsäck av administration kan knappast idag betraktas vara en metod i lean anda eller agilt . Trots detta har ändringshanteringen ofta varit den enda möjligheten att arbeta tillsammans leverantören för att få till stånd kontrollerade förändringar av kraven beställningen när priset och kraven är fixerat. När projektets framåtskridande stjärna har lyst svagt har avsnitt ”3. Ändring av uppdraget” i Almegas ”Allmänna bestämmelser IT-Projekt version 2008” kommit till flitig användning. Arbeta med agila metoder har medvetandegjort för mig inom IT branschen om att det finns få om någon kravspecifikation som kan rama in alla krav och alla aspekter av kravtolkning långt innan systemet har tagit form.

Som ett direkt svar på min önskan hur skall jag enklare reglera arbetet med min leverantör som vill använda Scrum och köra sprintar gav Almega ut ”ALLMÄNNA BESTÄMMELSER AGILA PROJEKT version 2012. Där har arbetet ramats in av en sekvens av Tidboxar som styrs genom att kunden åtar sig att göra hel del av arbetet med styrning, exempelvis innehåll och prioritering av arbetsinnehållet i en Tidbox dvs. scrum sprinten.  Kunden ska för varje Tidbox bedöma användbarheten av det levererade resultatet av en Tidbox och upplysa leverantören om hur nöjd man har blivit. Den formella ändringshanteringen har reducerats till att lägga till Tidboxar när ett behov uppstår. Kostnaderna sticker lätt iväg därför att de dolts av glädjen för att om vi bara lägger till några Tidboxar till så blir produkten ännu bättre istället för att inse att resultatet räcker och dags avbryta projektet. Att lägga till Tidboxar ligger också i leverantörens intresse, det ger intäkter för hans medarbetare. Men då är jag tillbaka till frågan om jag vet vad jag får för mina pengar. Den här typen av kontrakt fordrar en mycket engagerad och kunnig beställarrepresentant.

Vad jag önskar mig är att leverantören ska vara minst lika intresserad som jag av att få fram bra resultat så fort som möjligt. Som beställarrepresentant har jag ofta svårt att hinna engagera mig i tillräcklig grad för att kunna styra leverantören. Finns det möjligt att få till ett kommersiellt partnerskap som gynnar båda parter? Det bästa resultatet som kan uppnås är när alla som deltar blir vinnare och ingen känner sig lurad. Denna utopi utlovas i ett nytt koncept för strategiska samarbeten som kallas för Vested. Stora IT-koncerners leverantörspolicy har tagit till sig metoden och dessa organisationers resultat har bildat grunden för teorierna som nu har sammanfattats av forskare från University of Tennessee. Metodreglerna för Vested är enkla:

1. Affärsmodellen ska vara resultatbaserad istället för transaktionsbaserad. Här förväntas att kunden betalar leverantören fullt ut så fort resultatet är uppnått oavsett vägen dit, exempelvis hur många sprintar som behövdes för att komma i mål. Kunden sätter kontraktsvärdet utifrån sin värdering för resultatet snarare än på en värdering av vad vägen till resultatet kan kosta.

2. Leveranserna ska ha fokus på vad som ska uppnås istället för på hur det levereras. Här gäller det för leverantören att åstadkomma vad kunden behöver, visa rätt resultat och för kunden att ta emot resultatet som därmed inkluderar en tyst acceptans för det sätt leverantören skapade resultatet.

3. Önskat kommersiellt resultat ska vara tydligt definierat och mätbart. Det gäller att både kunden och leverantören har kommit fram till vilka effektmål som ska uppnås. Detta skiljer mot agilt som utnyttjar definition of done till att ge styrningen återkoppling från kunden så att leverantören kan i nästa sprint träffa bättre mot det ska levereras. Leverantörens har i Vested-metoden fått större frihet för sin väg val och även fått möjligheter att genom att skapa innovationer för att nå kundens effektmål.

4. Prismodellen ska vara skälig vilket skapar incitament till hög kvalitet och innovation. En ledande princip för Vested är att alla parter skall känna sig som vinnare och ingen ska känna sig uppskörtad. Det är viktigt att kvalitet premieras, dålig kvalitet slår lätt undan benen för kundens affärsmodell, hur stabil den än verkar vara. Världen omkring oss är allt annat än stillastående, nya produkter lanseras i en strid ström och produktionskostnaderna förändras ständigt där nyheter lätt får kostnadssiffror att kännas som gammal historia. Ändras kostnaderna genom omvärldsfaktorer utanför parternas kontroll eller en innovativ förbättring kommer till stånd så förväntas parterna ta ett delat ansvar om det är en kostnad ökning eller dela på vinsten om det är en reducering.

5. Samverkansmodellen ska beskriva hur parterna ska samarbeta för att skapa de innovationer och förbättringar som kunden önskar. Om samverkansmodellen, Vested, omfattar utveckling enligt Scrum då väljer produktägaren, representerar kunden, ut innehållet och prioriterar backloggen utifrån effektmålen. Då kan båda parter mäta resultat och jobba mot innovation.

Hantering av leverantören behöver vara anpassat för situationen. Beställaren behöver i sitt ledarskap, beskrivet i avtalet och utövat i kontakterna med leverantören, ta hänsyn till hur förtroendet är mellan parterna.  Ken Blanchard har i sin modell för situationsanpassat ledarskap beskrivit hur en organisation vandrar mellan de olika utvecklingsnivåerna för att maximera önskat kapacitet och resultatet. Förtroende för leverantören kan därför användas som en ingång för att avgöra hur mycket inblandning beställaren behöver gå in med i arbetet med leverantören, se Figur 1 Beställarens engagemang, där fixerat prisavtal är i ruta S1, agila IT-projekt är S2-S3 och Vested är S4 (bilden från Jurgen Appelo, Management 3.0 utbildning). Behovet av beställarens inblandning under projektets genomförande är lågt för fastprisavtal, allt styrs via detaljerade krav.  Beställarens engangemang är högst för det agila IT-projektet (som den beskrivs av Almega) därför att beställarens styrning har mycket stor betydelse om önskat resultat kommer att uppnås. Vested-metoden är i riktningen mot än mer av lean och agilt genom att den har återigen ett lågt behov av kundens styrning och engagemang för att leverantören arbetar rakt på och har ett eget intresse att uppnå innovativa förbättringar för att fortast möjligt uppnå kundens effektmål. Detta förklaras i Vested-metoden att när båda parter kan fokusera på långa affärsförbindelser så gynnas partnerskapsidén.

Beställarens engagemang

Vested-metoden upplevs ha störst möjlighet för framgång när kunden väljer att använda samma leverantör för multipla projekt under en lång tidsperiod. Metoden behöver sitt eget standardavtal som skiljer sig från Almegas eftersom här överlåts hur målen uppnås till leverantören, detta medför att varje uppdrag baseras på samarbetsmodellen och bygger sitt partnerskap på för ändamålet lämplig pris/affärsmodell.

Sammanfattningen blir att för Vested skriver vi en annan typ av avtal som ersätter prissättning baserat på fasta funktionskrav, tidboxar utgår och även kraven på leverantörens interna arbetssätt och medarbetare lämnas därhän om vi ska följa reglerna. Det stora som återstår för mig att göra i nästa Vested avtalsskrivande är att få till en resultatbaserad affärsmodell, en skälig prismodell och tydliggöra effektmålen som gynnar båda parter. Ingetdera implementation låter enkelt för det traditionella inköpskontoret eller leverantören men är nödvändigt för att kunna ta nästa steg i att bli än mer lean och agilt. Genom metoden Vested har stora IT-koncerner nått fram så bra att alla parter känt sig som vinnare, därför så är min riktning utstakad att börja tänka än mer långsiktigt för nästa upphandling och jag planerar stå bland vinnarna.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s